В счетах, выставляемых от имени венгерской компании, Вам необходимо указывать довольно много информации, поэтому нельзя полностью застраховаться от того, что порой Вы можете допускать ошибки. Поскольку ведение бухгалтерского учета в Венгрии строго регулируются, существуют также строгие правила, указывающие, как исправить возможные ошибки.
Существует два метода исправления ошибок в счетах:
- Выставить исправленный счет
Чтобы исправить некорректные вводные в предыдущем счете или добавить отсутствующие данные, вы можете выставить исправленный счёт. Исправленный счёт будет включать в себя ссылку на исходный счет, а также новые или исправленные данные. Оба документа являются действительными, поэтому необходимо передать их клиенту на оплату вместе.
- Аннулировать предыдущий инвойс и выставить новый
Когда вы аннулируете счет, создается новый документ: аннулированный счёт. Затем Вы можете выставить новый счет с правильными данными. При этом, новый счет будет действителен сам по себе.
Когда нужно аннулировать или исправить счёт?
Обычно Вы аннулируете инвойс, когда возникает проблема с доставкой. В некоторых случаях Вы можете просто аннулировать инвойс путём выставления аннулированного счёта, тогда не будет необходимости в новом счёте.
Обычно Вы можете выставить аннулирующий инвойс, когда:
- Вы даёте согласие на сделку, выставляете счёт, но клиент его не оплачивает, а Вы не доставляете товар;
- Вы забираете товар обратно по гарантии;
- Изначальное выставление счёта являлось ошибкой, так как за ним не было никакой транзакции.
Однако Вы можете аннулировать инвойс, если каких-либо данных на нём не доставало или они были неверны и выставить новый счёт с правильными данными. В этом случае всегда помните, что Вы уже предоставляли или отправили своему покупателю ранее.
- Если Ваш клиент не получил от Вас инвойса, то Вы можете просто отправить ему новый уже исправленный инвойс, который действителен сам по себе;
- Если Ваш клиент уже получил неверный счет, то обязательно отправьте ему оба счёта: аннулирующий и новый, чтобы клиенту было легче исправить данные в своей собственной бухгалтерской системе, зарегистрировав три документа вместе.
Если доставка уже произошла, то обычно лучше исправить счёт путем выставления исправленного счёта. Тогда два документа (исходный счет и исправленный счёт) будут действительны вместе, поэтому необходимо убедиться, что Ваш клиент получил оба счёта.
Никогда не удаляйте неправильный счёт
Поскольку Вы, Ваш бухгалтер и налоговый орган можете отслеживать, что происходит в Вашей венгерской компании на основе счётов, каждый счёт имеет свой уникальный идентификатор и он должен быть подтвержден фактической транзакцией, зарегистрированной либо на банковском счете Вашей компании, либо в Ваш кассовый аппарат. Поскольку идентификаторы пронумерованы непрерывно, удаление счета приведет к разрыву в этом порядке, что впоследствии вызовет сомнения относительно того, что же на самом деле произошло. Прозрачным решением в данной ситуации является выставление аннулированного или исправленного счёта, как было описано выше.
Если вы используете программное обеспечение для выставления счетов, то скорее всего программа даже не позволит удалить счет. Если Вы пока ещё используете буклет счетов, шаблоны счетов имеют заводскую нумерацию, поэтому Вы все равно не сможете выставить новый счёт с тем же самым номером.
Никогда просто не “исправляйте” неверный счёт
Данные в счете должны совпадать с данными в программном обеспечении для выставления счетов и данными, переданными в налоговую службу. Соответственно, не следует просто редактировать данные в формате PDF и распечатывать их вновь или записывать исправленные данные на исходной бумажной копии.
Вы можете либо «аннулировать», либо «исправить» неверный счет. В обоих случаях будут созданы новые документы, которые позволят вам отслеживать транзакции и административную работу.
Всё ещё не уверены, что же делать с неверным инвойсом?
Вы всегда можете спросить у Вашего бухгалтера, имеет ли смысл аннулировать или исправлять счёт. Убедитесь, что всё, что вы делаете, остается предельно прозрачным для всех сторон в данном процессе: для Вас, Вашего бухгалтера, налоговой службы Венгрии и Вашего клиента.
